Zpracování osobních údajů

I. Úvodní ustanovení

Tento dokument zpracovala společnost HGN Power CZ s.r.o., IČO: 11976063, se sídlem Na Šafránce 1803/24, 101 00 Praha 10, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze (dále též jako „HGN Power CZ“).

Smyslem a účelem tohoto dokumentu (dále též jako „Dokument“) je informovat o zásadách a postupech při zpracování osobních údajů, a to ve smyslu článku 4 odst. 2 níže specifikovaného Nařízení GDPR.

Tento Dokument je vydán společností HGN Power CZ, která je zároveň společně s dalšími společnostmi členem koncernu ve smyslu § 79 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), v platném znění. Tento Dokument se pak rovněž vztahuje k právům a povinnostem subjektů, které se zpracováním osobních údajů souvisí.

Veškeré osobní údaje společnost HGN Power CZ získává a zpracovává v souladu s příslušnými právními předpisy, a to zejména v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále též jako „ZZOÚ“), Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále též jako „GDPR“ či „Nařízení GDPR“) a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vše v platném znění.

Smyslem a účelem zpracovávání jakýchkoliv osobních údajů je vždy pouze dán rozsahem konkrétní poskytované služby nebo účelem zpracování. Pro snazší orientaci v tomto Dokumentu pak bude jakákoliv fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou společností HGN Power CZ spravovány a zpracovávány, označena jako „Subjekt údajů“. Osoba zákazníka společnosti HGN Power CZ je fyzická osoba či právnická osoba, která se společností HGN Power CZ uzavřela smluvní závazkový vztah (dále též jako „Zákazník“).

II. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost HGN Power CZ s.r.o., IČO: 11976063, se sídlem Na Šafránce 1803/24, 101 00 Praha 10, Česká republika (dále též jako „Správce“).

Kontaktní údaje Správce:

  1. Telefon: +420 123 456 789
  2. E-mailová adresa: info@hgnpower.cz
  3. Korespondenční adresa: Na Šafránce 1803/24, 101 00 Praha 10, Česká republika

III. Zpracovávané osobní údaje a jejich zatřídění dle kategorie

Správce zpracovává zejména následující osobní údaje Subjektů údajů:

  1. identifikační a adresné údaje: titul, jméno a příjmení, adresa bydliště/sídla, fakturační adresa, datum narození, IČO (je-li přiděleno), DIČ (je-li přiděleno), podpis;
  2. kontaktní údaje: telefonní číslo, adresa elektronické pošty (e-mail), ID datové schránky (je-li takové);
  3. elektronické údaje: IP adresa, lokační údaje;
  4. další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, další údaje spojené se smluvním závazkovým vztahem;
  5. další osobní údaje spojené zejména se zaměstnanci, obchodními zástupci a dodavateli Správce, jejichž zpracování je požadováno právními předpisy, např. pro účely vedení účetnictví, daňové evidence, mzdového účetnictví a personální evidence;

dále společně vše jen jako „Osobní údaje“.

Osobní údaje Správce zpravidla získává napřímo od Zákazníků. Tyto údaje pak Správce získává na základě vyplněného formuláře kontaktních údajů, který je k dispozici na webových stránkách www.hgnpower.cz. Další osobní údaje Správce získává v průběhu jednání o vlastním uzavření smlouvy, v průběhu jejího plnění a rovněž od třetích osob.

IV. Smysl a účel zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává Osobní údaje pro účely komunikace se Subjekty údajů, tedy s potenciálním Zákazníkem a/nebo stávajícím Zákazníkem, tedy pro účely jednání o uzavření smlouvy a realizace práv a povinností ze smlouvy, tj. pro evidenci objednávek, jejich realizaci a poskytování služeb souvisejících se smlouvou (dále též jako „Služby“).

Právním základem pro zpracování Osobních údajů je zejména splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je Subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Subjektu údajů, a to vše dle čl. 6 odst. 1. písm. b) Nařízení GDPR.

Správce dále zpracovává Osobní údaje Subjektu údajů za účelem marketingu, a to v souladu s čl. 6 odst. 1. písm. f) Nařízení GDPR. Právním základem pro takovéto zpracování osobních údajů je oprávněný zájem Správce.

Správce rovněž zpracovává Osobní údaje, kdy právním základem tohoto zpracování je splnění právních povinností, které se na Správce vztahují, v souladu s čl. 6 odst. 1. písm. c) Nařízení GDPR.

Zpracování Osobních údajů provádí Správce na základě souhlasu v nezbytně nutném rozsahu, a to s odkazem na čl. 6. odst. 1. písm. a) Nařízení GDPR.

V. Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje Subjektů údajů zpracovává Správce manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím zaměstnanců Správce nebo třetích osob dodávajících Správci služby, umožňující řádné plnění smlouvy. Při zpracování Osobních údajů Správce nepoužívá automatizované rozhodování, ani profilování.

Správce zpracovává Osobní údaje pomocí organizačních, fyzických a softwarových prostředků zabezpečení, zejména prostřednictvím zabezpečených databází, nastavení přístupových práv zaměstnanců k příslušnému software, fyzickým zabezpečením prostor a datových nosičů a prostředky softwarové ochrany před neoprávněným přístupem k datům prostřednictvím sítě internet.

Osobní údaje Správce zpracovává po dobu nezbytnou k naplnění smyslu a účelu zpracování, tedy k plnění povinností ze smlouvy, po dobu nutnou k vypořádání všech práv a povinností ze smlouvy a dále po dobu stanovenou právními předpisy.

VI. Práva Subjektu údajů

Každý Subjekt údajů má právo ve vztahu k Osobním údajům o své osobě požadovat vůči Správci:

  1. právo na přístup ke svým Osobním údajům – Subjekt údajů má právo požadovat, aby mu Správce poskytl přístup k jeho Osobním údajům zpracovávaným ve smyslu tohoto Dokumentu;
  2. právo na vysvětlení a opravu svých Osobních údajů – v případě, že se Subjekt údajů domnívá, že Správce jeho Osobní údaje zpracovává v rozporu s tímto Dokumentem nebo s právními předpisy, je oprávněn požadovat vysvětlení a sjednání nápravy;
  3. právo na výmaz svých Osobních údajů – Subjekt údajů je oprávněn požadovat po Správci výmaz jeho Osobních údajů, pokud tyto přestaly být potřebné pro vymezené účely zpracování, nebo Subjekt údajů odvolal svůj souhlas, nebo údaje musí být vymazány z důvodu splnění právní povinnosti Správce, nebo byly zpracovávány protiprávně;
  4. právo na omezení zpracování svých Osobních údajů;
  5. právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů;
  6. právo na přenositelnost údajů – Subjekt údajů má právo získat Osobní údaje, které se ho týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
  7. právo kdykoli odvolat souhlas – pokud je zpracování Osobních údajů založeno na souhlasu, má Subjekt údajů právo souhlas kdykoli odvolat.

Subjekt údajů má právo podat stížnost u orgánu dozoru ohledně Osobních údajů, pokud se domnívá, že zpracováním jeho Osobních údajů bylo porušeno GDPR nebo ZZOÚ. Orgánem dozoru je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).